Avant d’inscrire votre entreprise au registre du commerce et des sociétés, il est nécessaire d’accomplir certaines démarches. Des documents justificatifs seront exigés pour compléter votre dossier d’immatriculation.
Il est précisé que le dossier complet permettant l'inscription de l'entreprise au RCS doit être déposé au guichet unique électronique opéré par l'INPI .
Les démarches préalables au dépôt de la formalité au registre du commerce et des sociétés
L’exercice d’une activité réglementée
Vous exercez une activité réglementée (débit de boissons, transports ...), vérifiez que vous remplissez bien les conditions requises (diplôme, qualification professionnelle...) pour obtenir l’agrément ou l’autorisation nécessaire à l’inscription au registre du commerce et des sociétés.
Pour obtenir des renseignements, adressez-vous :
- aux organismes et aux syndicats professionnels
- aux services de la Préfecture de Rodez
- aux autorités de tutelle
La domiciliation de l’entreprise
Vous devez justifier au greffe de l’occupation régulière des locaux du siège de votre entreprise (par tout moyen : copie du bail commercial, du contrat de domiciliation, quittances EDF ou de téléphone récentes ...).
A sa création, la société peut être domiciliée dans le local d'habitation de son représentant légal et ceci sans limitation de durée lorsqu' aucune disposition législative ou stipulation contractuelle ne l'interdit. En revanche, en présence de disposition législative ou de stipulation contractuelle interdisant l'établissement du siège social au domicile personnel du représentant légal, la domiciliation dans ce local d'habitation, bien que restant possible, se trouve alors limitée à une durée de cinq ans à compter de l'immatriculation. Cette durée est réduite le cas échéant au terme légal, contractuel ou judiciaire de l'occupation des locaux (L123-11-1 du code de commerce).
Pour domicilier votre entreprise, vous pouvez également vous adresser à une société de domiciliation (voir également notre fiche pratique : Obligations des sociétés de domiciliation commerciale et des sociétés domiciliées), à une pépinière d’entreprises ...
L’adoption du contrat constitutif
La rédaction des statuts est une étape importante qu’il ne faut pas négliger. Elle peut avoir des conséquences juridiques, fiscales sur l’entreprise et influer sur le statut social du dirigeant. La démarche est la suivante :
- établir le contrat de groupement
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procéder à la nomination du gérant, et du contrôleur des comptes. Le groupement doit également nommer un contrôleur de gestion. Ils sont nommés dans le contrat constitutif ou par acte séparé.
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le contrat de groupement doit être enregistré, auprès de la recette des impôts du siège social du groupement, préalablement à la demande d’immatriculation au registre du commerce et des sociétés
N.B : En cas de prise en location gérance d’un fonds de commerce par un groupement à objet commercial, il convient de procéder à une publication relative à cette prise en location gérance.
Autres démarches
Veillez à identifier votre boîte aux lettres au nom de votre entreprise. A défaut, vous ne recevrez pas l’extrait du registre du commerce et des sociétés (extrait "Kbis") expédié par le greffe.
Achetez puis faites coter et parapher les livres réglementaires Paraphes des livres, registres et répertoires (registre des assemblées, livre d’inventaire, livre journal ...) au greffe du tribunal de commerce.
Les documents à joindre au dossier pour l’inscription au registre du commerce et des sociétés
Actes et pièces à produire
- une expédition du contrat de groupement s'ils sont établis par acte authentique, ou un exemplaire original du contrat timbré et enregistré par la recette des impôts, daté et signé par tous les membres en personne ou par mandataires, s'il est établi par acte sous seing privé. Les pouvoirs pour la signature du contrat sont déposés en un exemplaire original, si les membres n’ont pas signé en personne
- une copie, certifiée conforme par le représentant légal, des actes de nomination du ou des gérants (indiquant s'ils peuvent agir seuls ou conjointement) et des organes de contrôle, s'ils ne sont pas nommés dans le contrat constitutif
- une déclaration des bénéficiaires effectifs de la société, datée et signée en original par le représentant légal de la société. Cliquez ici pour accéder aux modalités de dépôt du document.
Pièces justificatives à joindre au dossier
un pouvoir du représentant légal s'il n'effectue pas lui-même la formalité.
une pièce justifiant de l’occupation régulière des locaux du siège (par tous moyens : bail, contrat de domiciliation, quittance EDF ou téléphone ...) ;
Il est rappelé ici, l'importance capitale pour votre société d'identifier clairement l'adresse de son siège social, permettant ainsi au greffe de vous adresser les extraits Kbis lors d'une formalité, ou à vos partenaires d'entrer en contact avec vous.
Si le siège social est fixé au domicile personnel du représentant légal, il convient d'identifier sa boîte aux lettres au nom de l’entreprise et d'accomplir les démarches nécessaires auprès de la Poste pour le suivi des courriers de votre société
Si l'activité déclarée est réglementée, produire une copie de l'autorisation délivrée par l'autorité de tutelle, du diplôme ou du titre.
N.B : Il doit notamment être déclaré l’existence ou non d’une clause d’exonération des dettes sociales nées antérieurement à l’entrée des membres dans le groupement ainsi que la nature civile ou commerciale de l’activité
S'il s'agit d'un achat de fonds de commerce, joindre :
- une copie de l'acte de vente du fonds de commerce timbré et enregistré
S'il s'agit d'une prise en location gérance de fonds de commerce, joindre :
- une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales de l’avis relatif à la prise en location gérance
- une copie du contrat de location gérance
S’il s’agit d’une gérance mandat de fonds de commerce, joindre :
- Une copie de l’attestation de parution dans un journal d’annonces légales de l’avis relatif à la prise en gérance mandat ;
- Une copie du contrat de gérance mandat.
S’il s’agit d’un apport de fonds de commerce, joindre :
- Une copie de l’acte d’apport de fonds de commerce timbré et enregistré
Pour les gérants, le controleur de gestion et le contrôleur des comptes, personnes physiques :
Une copie de la pièce d'identité : copie du passeport ou de la carte nationale d'identité, ou copie recto verso du titre de séjour en cours de validité, le cas échéant
une déclaration sur l’honneur de non-condamnation datée et signée en original par l’intéressé, qui fera l'objet d'une vérification par le juge-commis au Registre du Commerce et des Sociétés auprès du casier judiciaire
une attestation de filiation (nom et prénoms des parents), sauf si la filiation figure dans un document déjà produit
Pour les membres, les gérants, les contrôleurs des comptes (n’ayant pas la qualité de commissaire aux comptes), personnes morales :
un extrait du registre du commerce et des sociétés en original datant de moins de trois mois si la personne est immatriculée, ou tout document officiel justifiant de l’existence légale de la personne si elle n’est pas immatriculée au registre du commerce et des sociétés
pour le représentant permanent du gérant personne morale :
produire les mêmes pièces que celles énoncées pour les gérants personnes physiques, ainsi que deux copies certifiées conformes de l’acte lui conférant sa qualité de représentant permanent
Voir également notre fiche pratique : Déclaration au RCS des représentants de personne morale dirigeante (Code de commerce, Article R.123-54)
Pour les membres personnes physiques
Copie de la carte nationale d’identité, du passeport en cours de validité ou, le cas échéant, copie du titre de séjour en cours de validité ou de la carte de résident
Pour les commissaires aux comptes (s’il en a été nomm un)
fournir un justificatif de leur inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n’est pas encore publiée
fournir la lettre d’acceptation de leur désignation
Observations :
A l’immatriculation du groupement, le contrôle des comptes peut également être confié à un commissaire aux comptes.
Dans ce cas spécifique, les pièces à produire pour le commissaire aux comptes sont les suivantes : le justificatif de son inscription sur la liste officielle des commissaires aux comptes si celle-ci n’est pas encore publiée ainsi que la lettre d’acceptation de sa désignation.
Après la publicité de l'immatriculation au BODACC, le greffier du Tribunal de Commerce adresse une demande de publicité de la création du GEIE au JOCE (Journal Officiel de la Communauté Européenne)
Coût
Répartition du montant exigé pour la formalité de création d'un fonds de commerce
- Joindre à la formalité un règlement de 35.59 € (comprenant 7,63 € de coût de dépôt d'actes).
Répartition du montant exigé pour les formalités d'achat, de prise en location gérance, de gérance mandat et d'apport de fonds de commerce
- Joindre à la formalité un règlement de 71.99 € (comprenant 13,53 € de coût de dépôt d'actes).
Greffe : émoluments fixés par arrêté du 28 février 2020 du ministre de l'économie et des finances et du ministre de la Justice
INPI : Institut National de la Propriété Industrielle (somme reversée par le greffe)
BODACC : Bulletin Officiel des Annonces Civiles et Commerciales (somme reversée par le greffe)